Lean presentation design, metodo e consigli pratici

Ciascuno di noi ha ha il potere di cambiare il mondo.  Le idee sono lo strumento per farlo ma sono impotenti se restano sepolte dentro di noi. Per diffondere le nostre idee dobbiamo saperle comunicare nel modo giusto perché queste facciano presa sull’audience, perché vengano adottate e soprattutto condivise. Un’idea mediocre comunicata in maniera efficace potrebbe riscrivere il futuro mentre un’idea ottima comunicata in maniera mediocre sarebbe soltanto un ulteriore progetto fallito e dimenticato. Nella vita di tutti i giorni ci troviamo spesso a raccontare i nostri progetti per ottenere: un’approvazione, un finanziamento, un nuovo cliente ed una nuova vendita. In qualsiasi circostanza cerchiamo di influenzare qualcuno per convincerlo ad agire in favore della nostra idea stiamo sfruttando le nostre capacità di comunicazione per cambiare il mondo che ci circonda. Un pitch per una campagna di fundraising per una startup, la presentazione di lancio di un nuovo prodotto, una conference aziendale interna per l’approvazione del CEO di un progetto cross-funzionale sul quale il team ha lavorato per tutto l’anno, una presentazione di vendita ai nostri clienti, le presentazioni per la nostra attività formativa, sono esempi comuni a tutti. Nella realtà professionale del giorno d’oggi queste comunicazioni si concretizzano fin troppo spesso in una presentazione con uno speaker che parla ad un audience. Il risultato (vedi immagine)?   Difficile che un audience come quello rappresentato in figura possa adottare e diffondere la nostra idea al punto da supportarci ad avere un impatto reale. La verità è che nella maggior parte dei casi, anche se i progetti sono ottimi ed i risultati promettenti, finiamo con il trascurare gli ultimi 100 metri della maratona di ogni progetto, quelli che ci separano dal traguardo: la comunicazione!    

Presentazione o comunicazione?

Dimentichiamo le slides per un attimo. L’obiettivo di uno speaker è: convincere un audience ad adottare la sua idea ed innescare un cambiamento che porti ad un azione. Dopotutto se fossero già tutti d’accordo non sarebbe necessario salire sul palco e fare una presentazione. In molti casi basterebbe stampare ed inviare un report. Tuttavia un report non permette di creare quella connessione emozionale che un abile presentatore instaura con il suo audience. La capacità di creare e gestire questa connessione è ciò che permette di entrare in risonanza con le persone e trasmettere in maniera indelebile le proprie idee. Creare la connessione è semplice: mostra una slide con un’immagine in grado di innescare un’emozione nell’audience. A questo punto tutti staranno aspettando di sapere come il tuo commento si colleghi alla slide. Adesso commenta e stampa il messaggio nella memoria del tuo audience. Se lo fai correttamente, da quel momento in poi, tutte le volte che penseranno a quello che hai detto visualizzeranno quell’immagine e sentiranno quell’emozione. Una presentazione permette di potenziare una comunicazione combinando il potere cognitivo delle immagini con la forza dirompente delle emozioni umane. Secondo te cosa resta più impresso nella memoria umana: immagini o testo? Credo che siamo tutti d’accordo che gli esseri umani tendono a ricordare le immagini molto meglio di qualsiasi altro contenuto testuale. Il cervello elabora contenuti visuali 60.000 volte più velocemente di quelli testuali. Gli esseri umani sono naturalmente predisposti ad elaborare le immagini. Secondo il fenomeno del “picture superiority effect” i concetti presentati in maniera visuale hanno maggiore probabilità di essere ricordati rispetto a concetti presentati con parole in forma testuale. Nello specifico il PSE afferma che quando un’ informazione è presentata oralmente ha un probabilità del 10% di essere ricordata per i 3 giorni successivi se la comunicazione è accompagnata da contenuti visuali la probabilità sale al 65%. Il cervello umano traduce, in maniera naturale, le parole in immagini perché queste vengano ricordate quindi se gli si risparmia qualche passaggio il risultato del processo di memorizzazione ne beneficerà.    

In una presentazione composta da:

• Comunicazione orale
• Contenuti visuali (slides)
• Emozioni

le slide ricoprono almeno un terzo del totale degli elementi alla base di una comunicazione efficace. Le slide sono importanti, ma è lo speaker che fa la differenza!   La vera abilità sta nel combinare questi tre elementi e sfruttarli per massimizzare l’efficacia della presentazione. Spesso gli speaker mancano l’opportunità di sfruttare tutti e tre gli assi e cosi si ottengono i casi intermedi:

Oral Communication + Emotions:

presentazioni senza slide nelle quali è molto difficile innescare delle emozioni nel pubblico. Per tale ragione è necessario uno speaker davvero coinvolgente. Il caso tipico sono i comici ad esempio che riescono a sfruttare perfettamente questo binomio tra comunicazione verbale e emozioni per coinvolgere l’audience. Nel caso in cui lo speaker sia uno speaker di media bravura la presentazione rischierebbe di essere dimenticata e la comunicazione risulterebbe inefficace.

Emotions + Visual Contents

Presentazioni self standing e cioè presentazioni che funzionano bene senza relatore. Il caso migliore in letteratura sono gli Slidedocs alla Duarte: Slidedoc (n.) a visual document, developed in presentation software, that is intended to be read and referenced instead of projected.   Si tratta di presentazioni in stile iconografico fatte per rendere i contenuti facilmente fruibili anche in assenza di uno speaker. Il mio caso preferito in assoluto sono le presentazioni del canale slideshare di R. Fishkin (Founder Moz.com).   Rand realizza presentazioni estremamente coinvolgenti ed emotional che dimostrano una fortissima risonanza su slideshare. Nel mio libro: Lean Presentation Design è disponibile un’intervista completa in cui Rand condivide i suoi segreti e le tecniche usate per realizzare questo tipo di supporti. Tuttavia queste sono il tipo di presentazioni in assoluto più rischiose poiché snaturano il concetto stesso di presentazione come “supporto al presentatore”. Infatti le slide nascono come mezzo per lo speaker per facilitare l’innesco delle emozioni nel pubblico mediante l’utilizzo di contenuti visuali.   Se non si possiede una profonda conoscenza delle tecniche del Presentation Design ed un’innata abilità nella formalizzazione dei contenuti in una architettura comunicativa efficace si rischia di finire nelle classiche slide di testo definite da G.Reynolds (Autore di Presentation Zen) gli slideument:     Ovvero delle slide piene di testo impossibili da presentare e fruibili solo mediante una noiosa lettura. La User experience di queste slide è paragonabile a quella di un libro scritto male.

Oral Communication + Visual Contents

Il caso più tipico in cui il presentatore non è in grado di sfruttare i contenuti visuali e le sue skill orali per innescare emozioni nel pubblico.  In questo caso anche un’ottima presentazione realizzata secondo i dettami del Presentation Design può non riuscire a salvare la vita dell’audience destinato ad assistere a tale scempio! In questi casi l’effetto “Death by PowerPoint” sul pubblico causa sonnolenza e distrazione tra le persone e cosi il messaggio finirà con il perdersi per sempre.

Il ruolo delle presentazioni

Una presentazione deve quindi essere il risultato creativo di un processo razionale che imbriglia lo stimolo più artistico del designer all’interno di un sistema di vincoli che a me piace definire “user needs”. In generale una presentazione efficace ha le caratteristiche per supportare una comunicazione orale con dei visual che innescano delle emozioni chiare e ben distinte nell’audience. In questo modo saremo in grado di agevolare l’audience alla comprensione del messaggio limitandone al massimo gli sforzi. Per questo motivo il designer è molto diverso dall’artista: – Designer: disegna nel rispetto e degli user need massimizzando l’efficacia della comunicazione – Artista: disegna seguendo le sue stesse necessità ed i suoi desideri in maniera indipendente dal sistema Secondo G.Reynolds infatti il designer ha il ruolo di creare soluzioni che migliorino la qualità di vita delle persone. Il Presentation Designer ha il ruolo di creare presentazioni che minimizzino lo sforzo richiesto ad un audience per la comprensione dello speaker. Quindi non siamo alla ricerca di slide più belle ma di slide più efficaci ed è per questo che il Lean Presentation Design ci aiuta combinando l’approccio e la mentalità Lean con le tecniche del Presentation Design.

Il Lean Presentation Design

Una presentazione fatta male ha due effetti  negativi:

1. Richiede un enorme sforzo cognitivo all’audience ed allunga quindi i tempi di processo dell’informazione
2.  Genera un ingente spreco di tempo da parte dell’autore che troppo spesso si cimenta nella ricerca di scelte grafiche discutibili per rendere la presentazione “più bella”.

Il Lean Presentation Design impara dall’esperienza pratica di anni e centinaia di presentazioni realizzate combinate con un’attenta analisi della letteratura odierna e con le tecniche di UX Design proveniente dal mondo digitale allo scopo di abbattere i tempi di fruizione e realizzazione del del supporto. Il libro è una guida completa a tutte le principali tecniche del Lean Presentation Design spiegate tramite un approccio che ben bilancia esempi pratici e casi di studio con la teoria. In questo articolo tratteremo in parte una delle tecniche più importanti: la scelta del colore.    

Di che colore la faccio?

Uno degli esempi più comuni è la scelta del colore all’interno di una presentazione. Abbiamo tutti una comprensione del concetto di colore e tutti abbiamo avuto modo di cimentarci in scelte grafiche più o meno professionali. Il colore è uno degli strumenti in assoluto più potente che si possa utilizzare all’interno di una presentazione, se usato correttamente. Se hai mai pensato di scrivere un testo in rosso semplicemente perché risaltasse di più indipendentemente dallo sfondo sul quale era applicato allora è il momento di fare chiarezza. Tutto parte dalla ruota dei colori o “color wheel” che rappresenta le tonalità colore. Nella teoria dei colori, una tonalità o tinta è un colore “puro”, ovvero caratterizzato da una singola lunghezza d’onda all’interno dello spettro visibile della luce. Tra i molteplici usi della ruota colore uno dei più importanti è la determinazione di alcune combinazioni di colori che interagiscono perfettamente tra loro. Alcuni colori combinati tra loro appaiono naturalmente belli all’occhio umano ma ce ne sono alcuni che è decisamente meglio non combinare insieme. Combinare i colori permette di guidare l’occhio dell’osservatore all’interno di slide pulitie non confusionarie. Ci sono tre combinazioni di base molto importanti:

• • Monocromatic
  • Analogous
  • Complementary

  In pratica partendo da un colore dato è possibile ricavare una palette colori, in funzione della combinazione scelta, composta da tinte che stanno bene se combinate insieme. Ora  illustrerò come la stessa slide realizzata con una diversa combinazione colore abbia un diverso impatto grafico, ma sempre coerente e bello da vedere.

MONOCHROMATIC

Combinazione colore semplice, elegante e molto professionale. Questa è certamente  una delle mie combinazioni preferite  perché ci impedisce di introdurre rumore a livello di colore. Consiglio di utilizzare questa combinazione colore a tutti coloro che cominciano a lavorare con i colori nelle presentazioni. Perfetta per beginners.  

ANALOGOUS

Ottima combinazione per allargare la scelta su un range più variegato di colori rispetto alla precedente. Resta comunque una scelta di colori molto vicini sulla ruota colore e quindi dà un effetto armonioso e un look pulito alla presentazione. In questo caso ho deciso di giocare anche sui contrasti per far si che il bianco risaltasse sullo sfondo blu. L’audience coglierà immediatamente il messaggio al primo colpo d’occhio con uno sforzo minimo di processo dell’informazione poiché l’occhio sarà guidato dalla scelta del colore.    

COMPLEMENTARY

I colori complementari hanno posizioni opposte sulla ruota colore. Questi colori sono cosi diversi che, se non scelti correttamente nel rispetto della combinazione, rischierebbero di scontrarsi se usati insieme. Questa combinazione permette di creare dei contrasti eccezionali ed un’ottima dinamicità dei contenuti.     Questa combinazione è molto potente e risulta spesso molto bella all’occhio ma è anche la più complessa da utilizzare poiché richiede di saper gestire colori molto diversi insieme tra loro ed è per questo che è consigliata per utenti più esperti. Sfruttare una delle tre combinazioni colore descritte permette di creare una palette colori completa ed efficace in pochissimi minuti senza lasciare spazio al gusto personale e quindi a potenziali errori. Inoltre presentare contenuti che rispettano queste regole colore faciliterà la fruizione della presentazione da parte dell’audience e quindi ridurrà il tempo per processare le informazioni.

Come creare una combinazione colore partendo da un colore dato in pochissimi minuti?

Con il Color di Adobe è possibile automatizzare buona parte dei passaggi per ricavare la combinazione colore. Color è uno strumento gratuito e utilizzabile tramite browser quindi facilmente accessibile a tutti da ovunque. Per questo esempio immaginiamo di lavorare per Facebook e quindi di avere il blu come brand color di partenza. Visto che lavoriamo per realizzare una presentazione da proiettare a schermo lavoreremo in RGB. Nello specifico il Blu Facebook è dato dalla combinazione di canali illustrata in figura:   Inserendoli nel Color di Adobe e selezionando la combinazione desiderata otterrai la palette colori in un solo click. Monochromatic: Analogous: Complementary:   Utilizzare la palette colori in PowerPoint Per importare la palette colori in PowerPoint ci sono diversi metodi. Il mio consiglio è di usare il metodo più rapido ed intuitivo e, nel caso di questo articolo, ne illustrero’ uno (quick&dirty) valido sempre.  

1. 1. Print screen della palette colori e copy-paste in PowerPoint

  2. Costruisci la swatch colori campionando i colori della palette con il contagocce     Applica il colore che preferisci, scegliendolo dalla palette dei colori recenti, a tutti i nuovi elementi che costruirari sulle slide: forme, testi, etc. Ecco risolto l’annoso problema della scelta del colore con il duplica risultato di: Efficacia: i colori sono corretti se usati insieme poiché scelti mediante una combinazione predeterminata ed hanno quindi un’ottimo impatto a supporto della comunicazione Efficienza: la composizione della palette colori è stata rapidissima e “error free”.  

Conclusione

Le presentazioni sono una parte fondamentale di una strategia di comunicazione efficace e sono spesso responsabili del successo o dell’insuccesso dei progetti. Creare presentazioni efficaci significa essere in grado di saper diffondere le proprie idee e trasformare chi ci ascolta in chi ci supporta e ci aiuta a diffonderle. Tuttavia, se non si affronta il tema con la dovuta preparazione, si rischia di creare degli enormi sprechi di tempo su due fronti: 1 – Chi prepara la presentazione che perde tempo ed ottiene un risultato mediocre 2 – Chi ascolta la presentazione che si distrae, non coglie il messaggio e si sente frustrato dall’aver dovuto presenziare all’evento A questo scopo il Lean Presentation Design ci guida dritti all’obiettivo condensando tecniche ed esperienze provenienti da diversi settori di competenza tra i quali: Marketing & Communication Graphic design Lean Methodologies Photography Hai già in mente la prossima presentazione, sei pronto a cambiare il mondo? Valorizza le tue idee, impara a comunicarle ed evangelizza il tuo pensiero!  Maurizio La Cava Ceo e co-founder di MLC Presentation Design Consulting  società che ha ideato il lean presentation design. Più di 100.000 slide realizzate, 20 tra le più importanti multinazionali come clienti, formazione erogata in Europa, Asia, Usa.  

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